“Por medio de la cual se expide el estatuto de contratación de la Red de Universidades Publicas del Eje Cafetero para el Desarrollo Regional, Alma Mater”.

El Consejo de Rectores de La Red de Universidades Públicas del Eje Cafetero para el Desarrollo Regional - Alma Máter, en ejercicio de sus facultades legales y estatutarias y

CONSIDERANDO

Que Alma Máter es una entidad conformada por instituciones de educación superior estatales; que se rige por las disposiciones del Código Civil, las normas para las entidades de este género y sus estatutos; goza de autonomía presupuestal, administrativa y financiera, y está vinculada a las IES que la conforman y sujeta a ellas mediante la tutela administrativa.

Que dentro de su objeto social, está el celebrar contratos y convenios, con sujeción a las disposiciones del Código Civil, las normas para las entidades de este género y sus estatutos.

Que es necesario establecer los principios, políticas, procedimientos y reglas que regirán las actuaciones de la entidad para la celebración de contratos que debe celebrar y ejecutar.

ACUERDA

ARTÍCULO 1. Objeto y campo de aplicación

El presente estatuto tiene por objeto establecer las reglas, políticas y principios que regirán la actividad contractual de ALMA MATER. Sus disposiciones se aplicarán a todos los contratos que celebre Alma Máter en calidad de parte contratante, y son de obligatorio cumplimiento para todos los aspirantes a contratar con la entidad.

ARTÍCULO 2. Régimen Legal

Los contratos de que trata el artículo anterior se regirán por las normas del derecho privado y por las señaladas en el presente estatuto, sin perjuicio del cumplimiento de las demás normas pertinentes.

ARTÍCULO 3. Finalidad del Acuerdo

La finalidad del presente estatuto consiste en lograr la ejecución oportuna del objeto social de Alma Máter.

ARTÍCULO 4. Principios de la contratación

Las actuaciones de quienes intervengan en la contratación de Alma Máter, se desarrollarán con arreglo a los principios de transparencia, responsabilidad, economía, eficiencia, eficacia, calidad, información, participación, igualdad, buena fe y en general con respeto a los postulados que rigen la función administrativa.

ARTÍCULO 5. Normas y/o políticas

1. Para la ejecución de los contratos se requiere su previa legalización y la aprobación de las garantías que correspondan.
2. No se podrán celebrar contratos con personas o con empresas pertenecientes a personas que tengan vínculo de parentesco hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil con personal de planta de los niveles directivo, ejecutivo o asesor de Alma Máter.
3. En todo caso en que se pretenda contratar un bien o servicio, y se requieran varias ofertas, éstas deben provenir de proponentes diferentes o de empresas cuyos dueños sean diferentes.
4. Cuando se requiera una comparación de precios en pesos, sobre las cotizaciones realizadas en dólares u otras monedas, se usará una única TRM para tal fin.
5. Cuando se comparen ofertas de diferentes proponentes, éstas deberán corresponder al mismo objeto, cantidades y calidades de los bienes o servicios que se pretendan contratar.
6. En todo proceso contractual se intentará obtener el mejor precio en función de la calidad del bien o servicio a contratar, y se tratará de obtener el máximo plazo de pago, sin que dicho plazo afecte el mejor precio alcanzado.
7. Todo gasto deberá estar previamente proyectado y una vez adquirido el compromiso se deberá contabilizar.
8. Todo contrato que celebre Alma Máter será supervisado y controlado por un interventor, designado por el Director Ejecutivo, quien se encargará de verificar el debido cumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, autorizar los pagos correspondientes, informar mensualmente al Director Ejecutivo sobre los avances del contrato y sobre su balance económico, y presentar las recomendaciones que considere necesarias.
9. Los contratos que suscriba Alma Mater tendrán las cláusulas del derecho privado: objeto, obligaciones de las partes, plazo, precio, cláusula penal, garantías. También podrán incluirse cláusulas que contemplen las causales de terminación anticipada de los contratos por Alma Mater o la posibilidad de imponer multas al contratista incumplido.

ARTÍCULO 6. Competencia

La competencia para celebrar contratos en nombre y representación de Alma Máter, corresponde al Director Ejecutivo de la Entidad o a quien éste delegue, de conformidad con los estatutos.

Parágrafo: El Director Ejecutivo requerirá autorización del Consejo de Rectores para celebrar contratos cuya cuantía exceda los 1000 salarios mínimos mensuales vigentes, salvo cuando se trate de contratos con entidades estatales.

ARTÍCULO 7. Presupuesto o estimativo de costos

Para determinar la modalidad de selección establecida en el artículo anterior, (-) se tendrá en cuenta el presupuesto oficial o estimativo de costos elaborado por Alma Máter, previa consulta de los precios del mercado, independientemente del valor de las ofertas que se llegaren a presentar.

ARTÍCULO 8. Mecanismos de selección

Los contratistas serán seleccionados mediante los siguientes mecanismos:

1. Contratación directa

Es el procedimiento mediante el cual Alma Máter solicita una cotización, con el fin de obtener una única propuesta. Procede en los casos en que el valor del presupuesto oficial o estimativo de costos fuere inferior o igual a doscientos cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

2. Contratación por concurrencia de oferentes

Es el procedimiento mediante el cual Alma Máter solicita por lo menos tres cotizaciones, con el fin de obtener varias propuestas y seleccionar entre ellas la que considere mas favorable. Procede cuando el valor del presupuesto oficial o estimativo de costos sea superior a doscientos cincuenta (250) salarios mínimos legales mensuales vigentes e inferior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes

3. Convocatoria pública

Es el procedimiento mediante el cual Alma Máter realiza una invitación pública para que en igualdad de condiciones los interesados formulen sus propuestas y la entidad pueda seleccionar la que a su juicio sea la mas favorable. Procede cuando el valor del presupuesto oficial o el estimativo de costos sea igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos mensuales legales vigentes.

ARTÍCULO 9. Prescindencia de solicitud de cotizaciones

Podrá prescindirse de la solicitud de varias cotizaciones conforme a lo dispuesto en el artículo anterior, en los siguientes casos:

1. Cuando sólo se pueda celebrar el contrato con determinada persona, previa sustentación del funcionario responsable de la contratación.
2. Cuando se trate de contratos interadministrativos.
3. En los contratos de empréstito
4. Para la prestación de servicios profesionales o para la ejecución de trabajos artísticos que sólo puedan encomendarse a determinadas personas naturales o jurídicas, o para el desarrollo directo de actividades científicas o tecnológicas.
5. Arrendamiento o adquisición de inmuebles.
6. Cuando previo el procedimiento establecido en los numerales 2 y 3 del artículo anterior no hubiere sido posible contratar.
7. Cuando se trate de contratar bienes o servicios cuyos precios estén fijados por autoridad competente.
8. Cuando no exista pluralidad de oferentes.
9. Cuando hubiere urgencia manifiesta.

ARTÍCULO 10. Procedimiento para contratación por concurrencia de oferentes

1. Solicitud de ofertas.

El Director Ejecutivo de Alma Máter enviará oficio, previo sondeo de mercado, de las condiciones y de las apropiaciones presupuéstales, a tres o mas personas naturales o jurídicas que cumplan con las condiciones de capacidad de contratación, actividad, especialidad, experiencia, capacidad financiera y demás requisitos mínimos, garantizando siempre la pluralidad de oferentes, para que en el término que se establezca en la carta de invitación presenten propuesta a la entidad sobre el objeto a contratar y de acuerdo a los términos de referencia enviados con el oficio con el cual se solicita la presentación de la oferta.

2. Recepción de ofertas

Dentro del término previsto para el efecto, el proponente entregará a Alma Máter la propuesta, para que sea evaluada por el Comité Evaluador. La conformación del Comité será determinada por el Director Ejecutivo de Alma Máter.

3. Evaluación y Adjudicación

Dentro del término previsto para la evaluación, el Comité Evaluador enviará al Director Ejecutivo de Alma Máter su informe de evaluación, concepto y recomendaciones. Dicho informe será puesto a disposición de los proponentes por el término que se fije previamente, para que en este lapso presenten sus observaciones y comentarios, si tienen a bien hacerlo. A su costa y previa solicitud escrita, se les suministrará copia de todos los informes y documentos que requieran los participantes, salvo que exista reserva legal. Si dentro de este termino se presentan observaciones, el Comité Evaluador dará respuesta a las mismas dentro de los tres días hábiles siguientes a su recepción.

Una vez recibida la evaluación, el Director Ejecutivo de Alma Máter adjudicará el contrato acogiendo el orden de elegibilidad definido por el Comité Evaluador. Podrá apartarse del orden de elegibilidad y adjudicar el contrato al proponente que designe, siempre que indique las razones que sustentan su decisión.

Una vez el Director Ejecutivo de Alma Máter haya definido la contratación, solicitará a la persona encargada la elaboración del contrato y su respectiva legalización.

4. Comunicaciones

La decisión de selección de la propuesta se hará conocer a través de la página web.

5. Celebración del Contrato

El adjudicatario deberá suscribir el contrato dentro del término previsto en los pliegos de condiciones o términos de referencia; en caso de no suscribirlo o de que no acepte firmarlo, podrá celebrarse el contrato con el proponente que hubiere resultado mejor calificado después del adjudicatario incumplido.

Dentro del término para la elaboración del contrato, la persona encargada verificará la documentación presentada por el adjudicatario y procederá a la legalización del contrato.

ARTÍCULO 11. Procedimiento para contratación por convocatoria pública

Este procedimiento aplica para el caso en que se solicitan ofertas a un número indeterminado de proponentes, cuando el valor de los bienes o servicios requeridos fuere igual o superior a quinientos (500) salarios mínimos legales mensuales vigentes.

En este caso, el funcionario competente adelantará el siguiente trámite:

1. Informe a Gerencia y Elaboración de Pliegos

La dependencia responsable del proyecto, deberá informar al Director Ejecutivo de Alma Máter, con la debida anticipación, para su aprobación, el objeto del Contrato, presupuesto oficial, recursos de financiación, proyección de reajustes al contrato, anticipo propuesto y flujo de caja proyectado, y el cronograma propuesto de los trabajos;

Igualmente se elaborarán los pliegos de condiciones o términos de referencia.

2. Publicación de Avisos

Con anterioridad a la fecha establecida para la apertura de la convocatoria, se deberá publicar en la página web de Alma Mater lo menos un (1) aviso de invitación, el cual contendrá la información básica del objeto a contratar.

3. Aclaraciones

Como resultado de las solicitudes hechas por los proponentes, el Director Ejecutivo de Alma Máter, cuando lo considere conveniente, expedirá las modificaciones a que haya lugar y prorrogará, si es necesario, el plazo de la invitación por el término que considere prudencial.

El Director Ejecutivo podrá prorrogar estos plazos por el término que considere necesario acudiendo siempre al principio de la economía y la celeridad.

4. Recepción de las ofertas

Las propuestas se recibirán en original y con el número de copias que se señale en los pliegos o términos de referencia, en la dependencia u oficina que se indique en el aviso de invitación y/o en los pliegos.

5. Evaluación y adjudicación

En todos los casos se designará un grupo de evaluadores con participación de las áreas Jurídica, Técnica y Financiera; quienes tendrán la responsabilidad de conceptuar sobre las condiciones generales de las propuestas presentadas.

El Comité Evaluador elaborará un informe de evaluación, que será remitido al Director Ejecutivo de Alma Máter, en el que se reflejarán todos los criterios y/o factores tenidos en cuenta en la evaluación. Igualmente propondrá un listado de elegibles encabezado por el proponente que haya obtenido el mayor puntaje y recomendará la adjudicación del contrato a quien ocupe el primer lugar.

El Director Ejecutivo de Alma Máter podrá acoger el orden de elegibilidad definido por el Comité Evaluador, o por el contrario, apartarse de él, caso en el cual indicará las razones que lo hicieron apartarse y podrá adjudicar al proponente elegido por él.

Los informes de evaluación se pondrán a disposición de todos los proponentes en la página web de Alma Mater durante cinco (5) días hábiles contados a partir de la fecha en que se expidan, para que en este lapso, formulen sus observaciones y comentarios, si tienen a bien hacerlo a su costa y previa solicitud escrita, se les suministrará copia de todos lo informes de los documentos que requieran los participantes, salvo que exista reserva legal, si se presentan dentro de este termino observaciones, el Comité Evaluador dará respuesta a las mismas dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción. Una vez recibida la evaluación el director Ejecutivo adjudicará y enviará a la persona encargada toda la documentación para que inicie el proceso de contratación.

6. Comunicaciones

La decisión de selección de la propuesta se comunicará a través de la página web de Alma Mater.

7. Celebración del contrato

El proponente seleccionado deberá suscribir el contrato dentro del término previsto en los pliegos de condiciones o términos de referencia; en caso de no suscribirlo o de que no acepte firmarlo, podrá celebrarse el contrato con quien resulte mejor calificado después del seleccionado incumplido.

ARTÍCULO 12. Contratación de urgencia

Podrá contratarse sin el lleno de formalidades previas y escritas, cuando se presenten situaciones de urgencia manifiesta, que no permitan disponer del tiempo necesario para realizar el proceso de selección del contratista y la posterior formalización y suscripción del contrato.

La urgencia manifiesta se declara mediante Resolución motivada expedida por el Director Ejecutivo de Alma Máter.

De la actuación y de los motivos que originaron la urgencia se dará informe el consejo de Rectores.

ARTÍCULO 13. Perfeccionamiento de los contratos

Los contratos a que se refiere el presente estatuto se perfeccionarán cuando se logre el acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito. Una vez perfeccionado se debe contabilizar.

ARTÍCULO 14. Garantías, Timbre y Publicación

Las garantías que se exijan al contratista, serán constituidas en favor de Alma Máter y estarán sujetas a la aprobación de la instancia competente de Alma Máter. El pago del impuesto de timbre procederá en los casos que determine la Ley.

Los contratos que superen la cuantía de diez (10) salarios mínimos mensuales legales vigentes deberán constituir garantía, salvo que la naturaleza del objeto contractual no lo requiera.

ARTÍCULO 15. Etapa de ajuste económico

El Director Ejecutivo de Alma Máter podrá disponer que se proceda a una etapa de ajuste económico de la propuesta de menor valor y que cumpla los requisitos exigidos en la respectiva solicitud de oferta, siempre con arreglo a los principios señalados en este Acuerdo, cuando:

1. En un proceso de contratación directa, la oferta supere la cuantía establecida para la contratación directa.
2. En un proceso de contratación directa o pública, la propuesta supere el presupuesto oficial establecido.
3. Se considere que de dicho procedimiento se pueden obtener ventajas económicas para Alma Máter.

Parágrafo: Para los efectos de ajuste económico el proponente deberá presentar dentro del término que establezca Alma Máter un nuevo valor de la oferta.

Si no se llegare a un acuerdo con este proponente, Alma Máter podrá llamar a quien ocupe el segundo lugar en la evaluación de las propuestas, y así sucesivamente.

Si ninguno de los proponentes modifica el valor de sus propuestas, Alma Máter declarará fallido el proceso de contratación.

Durante la etapa de ajuste económico, ningún proponente podrá retirar ni modificar su oferta en aspectos distintos al señalado.

ARTÍCULO 16. Causales para declarar desierto el proceso de contratación

Alma Máter podrá declarar desierto el proceso de contratación por los siguientes motivos: Falta de presentación de propuestas; el incumplimiento por parte de los proponentes de los requisitos sustanciales establecidos en los términos de referencia; no alcanzar los puntajes mínimos requeridos; cuando se presenten causales que impidan la escogencia objetiva del proponente y cuando la oferta resulte inconveniente; igualmente por presentarse circunstancias sobrevinientes a la convocatoria que determinen la inconveniencia de la adjudicación para los intereses de Alma Máter.

ARTÍCULO 17. Modificaciones y adiciones a los contratos

Los contratos podrán modificarse o adicionarse previo los siguientes requisitos :

1. Solicitud de modificación o adición a iniciativa de cualquiera de las partes debidamente justificada.
2. Concepto favorable del interventor del contrato.
3. Autorización del Director Ejecutivo de Alma Máter.
4. Constancia de viabilidad presupuestal cuando de trate de adiciones.
5. Publicación en la página web de la entidad.
6. Ampliación de pólizas en caso que aplique.

ARTÍCULO 18. Liquidación de los contratos

En los contratos de obra, y en los demás que se considere conveniente, deberá estipularse que procede la liquidación de los mismos de común acuerdo entre las partes contratantes. La liquidación se realizará dentro del término que se fije en el respectivo contrato o, a más tardar dentro de los seis meses siguientes a su terminación. En esta etapa se acordaran los ajustes, revisiones, reconocimientos y transacciones a que haya lugar.

Si no se llega a un acuerdo para liquidar el contrato, Alma Máter lo hará y tomará las medidas que sean necesarias para cumplir con las obligaciones y exigir los derechos que resulten de la liquidación según sea el caso.

ARTÍCULO 19. De la enajenación de bienes muebles e inmuebles

La enajenación de los bienes muebles e inmuebles por parte de Alma Máter, se sujetará a las siguientes reglas:

1. Alma Máter podrá enajenar los bienes que no se requieran para la prestación de los servicios.
2. Podrán darse de baja por Alma Máter los bienes muebles que por su desgaste o por obsolescencia no sean útiles para el servicio al cual hayan sido destinado, o no sean susceptibles de adaptación o reparación, al igual que aquellos que no se requieran para la prestación del servicio.

La venta de bienes muebles e inmuebles se adelantará directamente. Se requerirá de la aprobación previa del Consejo de Rectores y del avalúo respectivo en caso de venta de bienes inmuebles.

ARTÍCULO 20. De la adquisición de bienes inmuebles

Alma Máter podrá adquirir los bienes inmuebles mediante negociación directa con el titular de la propiedad de los mismos, previas las autorizaciones a que haya lugar y sólo para cumplir el objeto misional de la Entidad.

ARTÍCULO 21. Vigencia y derogatorias

El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

 COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Expedida en Pereira a los ____________ (__) días de junio de 2005.

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Presidente Consejo de Rectores